השגרות של מנטו: מה רץ לבד ואיך שולטים בזה
שגרה היא עבודה שמנטו עושה בלי שתבקשו כל פעם: תדריך בוקר, מעקב אחרי הצעות מחיר, סיכום שבועי, בדיקה לילית שהכול תקין. מגדירים אותה במשפט, והיא רצה בזמן שקבעתם.
את הרעיון הסברנו בשיעור 3, תדריך הבוקר. המדריך הזה הוא שכבת התפעול: מה ההבדל בין תזכורת לשגרה, איך מנסחים שגרה שלא תציף אתכם, איך עוצרים ומשנים, ואיך בודקים מה רץ ומה נכשל.
תזכורת, או שגרה שעובדת
תזכורת
- "בעוד 25 דקות", "מחר ב-9", "ביום שני בבוקר"
- הודעה אחת, בזמן אחד, ונגמר
- חוזרת לאותו מקום שביקשתם: בוואטסאפ אם כתבתם בוואטסאפ, בטלגרם אם בטלגרם
- לא דורשת ממנטו לעבוד, רק להזכיר
שגרה
- חד-פעמית בזמן מסוים, או חוזרת: יומית, שבועית, כל 15 דקות
- מנטו באמת עובד: פותח יומן, מייל, נקסוס, מחשב, ואז מדווח
- הדיווח מגיע בטלגרם, ורק אם יש מה להגיד
- יש לה שם, תיאור, היסטוריה של 20 הריצות האחרונות, ואפשר לעצור ולהמשיך
הכלל הפשוט: אם אתם רוצים רק שיגידו לכם משהו בזמן, זו תזכורת. אם אתם רוצים שמישהו יבדוק משהו ויחזור עם תשובה, זו שגרה.
ארבעה חלקים לשגרה שלא מציפה
שגרה טובה אומרת מתי, מה, לאן, ומתי לשתוק. החלק הרביעי הוא זה שרוב האנשים שוכחים, והוא ההבדל בין עוזר לבין עוד התראה שמתעלמים ממנה.
מתי
שעה ותדירות, בשעון ישראל. "כל בוקר ב-08:00", "כל יום ראשון ב-09:00", "ב-1 לחודש", "כל 15 דקות בשעות העבודה". אפשר גם "פעם אחת, ביום חמישי ב-16:00".
מה לבדוק או להכין
ככל שזה מדויק יותר, התוצאה טובה יותר. "תבדוק את המייל" זה כללי. "תבדוק אם הגיעו מיילים מלקוחות שמחכים לתגובה יותר מיום" זה משהו שאפשר לבצע.
לאן זה מגיע ובאיזה אורך
ברירת המחדל היא טלגרם. אפשר לבקש גם קובץ, דוח על הקנבס, או הודעה קולית. ותגידו כמה: "בשלוש שורות", "טבלה", "רק המספרים".
מתי לשתוק
"אם אין כלום, אל תשלח" או "אם הכול תקין, תכתוב רק ׳תקין׳". בלי זה תקבלו כל יום הודעה שאומרת שאין חדש, ותפסיקו לקרוא גם את ההודעות החשובות.
- תדריך בוקר ב-05:00: היומן, המיילים, המשימות, בחמש שורות
- מעקב הצעות מחיר ב-17:00: כותב רק אם יש הצעה בלי מענה
- בדיקה לילית ב-22:00 שכל המערכות תקינות: "תקין" או רשימת תקלות
- "איפוס 15 דקות" ב-20:30: דחיפה קצרה לסדר את הבית לפני השינה
- סיכום שבועי ביום ראשון בבוקר
תזכיר לי בעוד 25 דקות להוציא את העוגה מהתנור.כל בוקר ב-08:00 שלח לי תדריך: הפגישות של היום, מיילים שמחכים לתגובה, והמשימות הפתוחות. אם אין כלום, תכתוב "יום נקי" ותו לא.כל יום ב-17:00 תבדוק אילו הצעות מחיר שלחנו לפני שלושה ימים ועדיין לא נענו, ותכתוב לי רק אם יש כאלה, עם שם הלקוח וקישור.כל יום ראשון ב-09:00 סכם לי את השבוע שעבר: הכנסות, לקוחות חדשים, משימות שנסגרו, ומה מתוכנן השבוע.מה מנטו עושה עם זה: יוצר שגרה עם שם ותיאור, קובע את הריצה הבאה, ומאשר לכם "נקבע, הריצה הראשונה מחר ב-08:00". מרגע זה היא מופיעה בעמוד החשבון שלכם תחת "שגרות", עם הריצה הבאה והסטטוס.
לעצור, לשנות, להריץ עכשיו, ולבדוק מה קרה
אין מסך הגדרות. כל שינוי הוא משפט למנטו, בטלגרם או בוואטסאפ.
תעצור את תדריך הבוקר לשבוע, אני בחופש. תחזיר אותו ביום ראשון הבא.תזיז את הסיכום השבועי ליום שני ב-08:30, ותוסיף לו גם את החשבוניות שלא שולמו.תראה לי את כל השגרות הפעילות שלי, עם השעה הבאה שכל אחת רצה.מה רץ הלילה? אילו שגרות הצליחו, אילו נכשלו, ולמה.מה שגרה יכולה להיות
- פעילה: רצה בזמן שלה
- מושהית: שמורה, לא רצה, עד שתבקשו להמשיך
- הושלמה: חד-פעמית שכבר רצה
- נכשלה: שלוש ריצות רצופות לא הצליחו, מנטו עצר אותה והודיע לכם
כשמשהו לא רץ
- שאלו "מה רץ הלילה": מנטו מראה את ההיסטוריה של כל שגרה, מה הצליח ומה נכשל ולמה
- "תריץ את הסיכום השבועי עכשיו" מריץ מיד, בלי לחכות ליום ראשון
- שגרה שנעצרה אחרי כשלונות חוזרת ב"תמשיך את…" אחרי שהבנתם מה היה
שאלות נפוצות
שגרה יכולה להתקשר אליי?
לא מעצמה. שגרות מדווחות בטלגרם. שיחת טלפון קורית רק אם ביקשתם במפורש "תתקשר אליי אם…". ראו מנטו בטלפון.
כמה שגרות אפשר?
אין מגבלה טכנית, אבל יש מגבלה של תשומת לב. התחילו משתיים-שלוש. כל שגרה שרצה עולה כסף (מנטו עובד), אז שגרה שרצה כל 15 דקות שווה לבדוק שהיא באמת צריכה לרוץ כל 15 דקות.
קיבלתי "הריצה הצליחה" אבל לא קיבלתי תוצאה
כנראה שהשגרה החליטה שאין מה לדווח, בדיוק לפי החלק הרביעי. אם רציתם לקבל אישור גם כשאין חדש, אמרו "תכתוב ׳נקי׳ גם כשאין כלום".
אפשר שגרה שרצה על נתונים מהעסק?
כן. שגרה יכולה לעבור על נקסוס, על הזמנות בחנות, על גיליון, ולחשב. "כל יום ב-18:00 תכתוב לי כמה הזמנות נכנסו היום ובאיזה סכום" היא שגרה טובה.
שגרה ראשונה הערב
הכי קל להתחיל מתדריך הבוקר. מחר בבוקר תדעו אם זה מתאים לכם.