מייל, יומן ו-Drive בפועל
השיעור על המייל והיומן מסביר את הרעיון. המדריך הזה הוא הצד המעשי: מה בדיוק מנטו עושה כשמחברים לו את חשבון Google, איך מבקשים, ומה הוא לעולם לא עושה בלי שתגידו.
במדריך הזה: חיבור החשבון, חיפוש וקריאה, טיוטה מול שליחה, פגישות שנקבעות נכון, קבצים ב-Drive ו-Sheets, ומה עוד אפשר לחבר. השיעור המקורי: המייל והיומן, בלי לטבוע.
קישור אחד, עשר דקות תוקף
מנטו שולח קישור, אתם לוחצים "אפשר"
החיבור ל-Gmail, ליומן ול-Drive עובר דרך חשבון Google שלכם. אומרים למנטו "תחבר לי את הג׳ימייל", והוא שולח קישור. הקישור תקף כעשר דקות, אז כדאי לבקש אותו כשאתם ליד המחשב. בוחרים את החשבון הנכון, לוחצים Allow, וזהו.
אם הקישור פג, פשוט מבקשים חדש. מנטו לא שולח קישור ישן.
שירותים נוספים, באותה דרך
Gmail, היומן וה-Drive מוכנים מראש. לשירותים אחרים, כמו Outlook, Slack, Notion או HubSpot, מנטו מפעיל את החיבור ושולח לכם קישור, בלי שמישהו צריך להיכנס להגדרות.
תחבר לי את הג׳ימייל והיומן. אני ליד המחשב עכשיו.לקרוא, לחפש, לנסח. לשלוח רק כשאמרתם
חיפוש וקריאה
מנטו מחפש במייל כמו שאתם מחפשים, רק מהר יותר: לפי שולח, נושא, תאריך או תוכן. הוא קורא שרשורים שלמים, מסכם, ומוצא את הקובץ המצורף שחיפשתם.
טיוטה מול שליחה
"תנסח" יוצר טיוטה בג׳ימייל שלכם, ומנטו שולח קישור אליה. "תשלח" שולח. אם לא כתבתם לשלוח, הוא לא שולח. כך אפשר לעבור על הטיוטה, לתקן מילה, ולשלוח בעצמכם או לכתוב לו "שלח".
מה הגיע מהספקים השבוע ומחכה לתשובה שלי?תמצא את החשבונית האחרונה מהמשלוחן ותגיד לי כמה שילמנו.תנסח תשובה לרינה: מאשרים את המועד, ומבקשים את הקבצים עד יום חמישי. אל תשלח, רק טיוטה.אם יש לכם יותר מתיבת מייל אחת, כל תיבה מחוברת בנפרד. אם מנטו לא מוצא מייל, שאלו אותו לאיזו תיבה הוא מחובר לפני שמסיקים שהמייל לא קיים.
פגישה נקבעת נכון, או לא נקבעת
הצד השני מוזמן, ויש קישור
כשאתם מבקשים לקבוע פגישה עם מישהו, מנטו מזמין אותו כמשתתף כבר ביצירת האירוע, ומוסיף קישור Google Meet לכל פגישה מקוונת. זה חוק קבוע אצלו, לא משהו שצריך לזכור לבקש.
חסר מייל? הוא שואל, לא מנחש
אם אין לו את כתובת המייל של אחד המשתתפים, מנטו שואל אתכם לפני שהוא יוצר את האירוע, במקום לקבוע פגישה חלקית. אם לא עניתם, הוא מזכיר לבד.
- "פגישת המשך עם דני ורותם, חמישי, 09:00–10:00"
- דני הוזמן, נוסף קישור Meet
- "חסר לי המייל של רותם. מה הכתובת שלה?"
בודק לפני שקובע
מנטו מסתכל ביומן לפני שהוא מציע שעה, ושומר על הכללים שלכם, למשל "אין פגישות אחרי 17:00 בימים שהילדים אצלי", אם אמרתם לו אותם פעם.
קבע לי פגישה עם דני ביום חמישי בעשר, שעה, עם קישור Meet ותזמין אותו.מתי יש לי שעה פנויה השבוע לפגישה עם ספק? רק בבקרים.קבע לעצמך חוק: אף פעם לא לקבוע לי פגישות אחרי 17:00 בימי שלישי.קבצים במקום שכולם רואים
מסמך או גיליון, בתיקייה הנכונה
מנטו יוצר מסמכים וגיליונות ב-Drive שלכם, בתוך התיקייה שאתם עובדים בה, כך שהשותפים כבר רואים אותם. לדוגמה: גיליון "סחורה שנרכשה" בתיקייה המשותפת עם הספק, עם הקישור בתשובה.
עושה
- מחפש וקורא מיילים ושרשורים
- יוצר טיוטות ושולח כשביקשתם
- קובע פגישות עם הזמנה ו-Meet
- יוצר מסמכים וגיליונות ב-Drive
לא עושה בלי לשאול
- שולח מייל שלא ביקשתם לשלוח
- מוחק מיילים, אירועים או קבצים
- מבטל פגישה של מישהו אחר
- משתף קובץ החוצה מהארגון
תקים גיליון בתיקייה המשותפת עם הספק: כל ההזמנות מהשנה האחרונה, תאריך, סכום, מספר חשבונית.שאלות נפוצות
מנטו קורא את כל המיילים שלי כל הזמן?
לא. הוא ניגש למייל כשאתם מבקשים, או בשגרה שהגדרתם, למשל תדריך הבוקר. אין סריקה ברקע בלי שביקשתם.
אפשר לנתק?
כן. מבקשים ממנטו לנתק, או מסירים את ההרשאה בהגדרות האבטחה של חשבון Google שלכם.
זה עובד עם Outlook?
כן, דרך אותו מנגנון. מבקשים ממנטו לחבר את Outlook והוא שולח קישור.
קבעתי פגישה והצד השני לא קיבל הזמנה.
כנראה שלא היה למנטו המייל שלו. שאלו "מי מוזמן לפגישה?", תנו לו את הכתובת, והוא יוסיף.
שלוש בקשות לבוקר מחר
ותבינו כמה זמן זה חוסך.